Praktische Tipps für deine Eventbudget-Planung
Budgets können nervenaufreibend sein – vor allem wenn die Zahlen nicht aufgehen wollen. Wir zeigen dir hier ein paar bewährte Strategien, die wir selbst in unterschiedlichsten Projekten getestet haben. Manche davon sind überraschend simpel, aber genau deswegen funktionieren sie.
Matthias Eberhardt
Budgetplanung
Hat schon über 200 Events kalkuliert und weiß genau, wo versteckte Kosten lauern. Seine Tabellen sind legendär – aber zum Glück erklärt er sie verständlich.
Kerstin Völkel
Kostenanalyse
Spezialistin für Notfallpuffer und realistische Schätzungen. Wenn jemand weiß, wie viel Prozent Reserve wirklich nötig sind, dann sie.
Jonas Thalheim
Verhandlung & Einkauf
Verhandelt seit Jahren mit Dienstleistern und kennt alle Tricks. Seine Erfahrung hilft dabei, Budgets realistisch und gleichzeitig ehrgeizig zu planen.
So behältst du den Überblick
Kategorien sinnvoll aufteilen
Statt alles in einen Topf zu werfen, teile dein Budget in klare Bereiche: Location, Catering, Technik, Personal, Marketing. So siehst du schnell, welcher Bereich aus dem Ruder läuft und wo noch Luft ist. Das klingt banal, aber viele scheitern genau hier.
Immer einen Puffer einrechnen
Es passiert immer etwas Unvorhergesehenes. Irgendein Kabel fehlt, die Dekoration kostet mehr als gedacht oder du brauchst kurzfristig extra Personal. Ein realistischer Puffer liegt bei 10-15% des Gesamtbudgets. Das fühlt sich erst mal viel an – aber besser so, als in Panik zu geraten.
Die ersten Schritte zur soliden Planung
Diese vier Punkte helfen dir, von Anfang an strukturiert zu arbeiten. Du musst sie nicht sklavisch befolgen – aber sie geben dir eine gute Grundlage, auf der du aufbauen kannst.
Alle Anforderungen sammeln
Bevor du auch nur eine Zahl eintippst, mach dir klar: Was muss dieses Event leisten? Wie viele Leute kommen? Welche Stimmung soll entstehen? Je präziser deine Vorstellung, desto besser kannst du schätzen.
Angebote einholen und vergleichen
Hol mindestens drei Angebote pro Kategorie ein. Manchmal sind die Preisunterschiede riesig – und manchmal bekommst du für ein bisschen mehr Geld deutlich bessere Leistung. Vergleichen lohnt sich immer.
Prioritäten setzen
Nicht alles ist gleich wichtig. Vielleicht ist die Location entscheidend, während die Dekoration eher nebensächlich ist. Oder umgekehrt. Leg fest, wo du auf keinen Fall sparen willst – und wo schon.
Fortschritt regelmäßig checken
Ein Budget ist kein statisches Dokument. Schau jede Woche rein und vergleiche Plan mit Realität. So merkst du rechtzeitig, wenn etwas schiefläuft, und kannst gegensteuern.
Bereit für dein nächstes Projekt?
Falls du mehr über unsere Herangehensweise erfahren möchtest oder Fragen hast, meld dich gerne. Wir helfen dir dabei, deine Planung solide aufzubauen – ab Herbst 2025 starten wir neue Formate.
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